Papier war gestern – würde man denken. Das papierlose Büro wurde schon lange gepredigt aber nur selten umgesetzt. Der Grund ist nicht das Papier an sich, sondern die Prozesse. Viele Prozesse in Unternehmen sind immer noch papierbasiert. Sei es bei Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Personaldokumente, es gibt unzählige Beispiele. Hier schafft ein Dokumentenmanagement System (DMS – oder auch digitales Archiv) Abhilfe.

 

Digitalisierung des Dokumentenmanagement

Ein DMS hilft Unternehmen einerseits dabei, Papierdokumente zu digitalisieren, auffindbar und verarbeitbar zu machen. Andererseits können bereits digitale Dokumente (denken Sie an eine PDF Eingangsrechnung) revisionssicher digital abgelegt und ebenfalls weiterverarbeitet werden.

Das Dokument an sich, ist die Grundlage vieler Prozesse in einem Unternehmen. Die Rechnung, die einen Freigabe- und Bezahlprozess auslöst. Der unterschriebene Arbeitsvertrag, der zur Anmeldung bei einer Sozialversicherung und zum Onboarding Prozess des Mitarbeiters führt. Der Vertriebspartnervertrag, der ausläuft und immer manuell verlängert werden muss.

Alles papierbasiert und alles immer mit dem grundsätzlich gleichen Ablauf. Perfekt, um diese Prozesse mit einem digitalen Workflow abzubilden. Wir empfehlen im DMS Bereich Software Produkte der eks informatik gmbh https://www.ldox.net

Digitalisierung der Kommunikation

Mit der „Digitalisierung der Kommunikation“ ist weniger die Einführung einer VOI (VoiceOverIP) Anlage gemeint. Es geht vielmehr darum, gezielt mit digitalisierten Kommunikationsprozessen Arbeitszeit einzusparen.

Wie geht das? Denken Sie an die Vielzahl von Meetings, die Sie in Ihrem Unternehmen wöchentlich haben. Welche wirklich notwendig sind, lässt sich oberflächlich nicht bewerten. Wichtiger ist, die Dauer und zwar der Wegzeiten zum Meetingraum den meist allgemeinen Small Talk zu Beginn. Das kostet Zeit. Bei 5 Minuten Wegzeit (Aufstehen, Kaffee holen, im Gang noch kurz tratschen,…) zum Meeting Room und 5 Mitarbeitern macht das hin und retour (5 x 5 x 2) und somit 50 Arbeitsminuten.

Kommt dann noch der allgemeine Small Talk dazu, der mehr dem Anstand bedingt und weniger die zwischenmenschlichen Beziehungen fördert, ist die Stunde voll.

Die Lösung ist einfach – über digitale Arbeitsplätze und Meetingrooms haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Meetings digital zu besuchen und mit anderen Mitarbeitern digital „face to face“ zu kommunizieren. Basis Softwarelösungen wie Zoom oder skyp for business sind da erst der Anfang. Stellen Sie sich einen digitalen Büro-Plan vor, über den Sie jeden Arbeitsplatz digital über ein aufrufen können und der Mitarbeiter entscheidet, ob er jetzt in Ihr digitales Büro hereinlassen will oder nicht.

Digitalisierung des Marketings und Sales

Hat Ihre Firma eine Website – ja?

Sehr gut, das ist aber hier leider nicht gemeint. Leider beschränken die meisten Unternehmen Ihre digitale Strategie auf die Einrichtung einer Website und vielleicht noch auf ein paar Social Media Konten.

Digitales Marketing und digitaler Vertrieb ist viel mehr. Es fängt bei einem gut gepflegten CRM System an und hört bei einem digital basierten Salesfunnel auf. Jedes Unternehmen nimmt durch das Internet am weltweiten Wettbewerb um Kunden teil. Die Unternehmen, die es schaffen, Kunden digitale Kontaktpunkte (Marketing) gepaart mit einer zielgerichteten Leadgenerierung (PreSales) und einem effizienten und datengetriebenen Angebotsprozess (Sales) zu liefern, werden die Marktführer von morgen sein.

Effizientes digitales Marketing und fundierter digitaler Sales sind skalierbar und wesentlich günstiger als Vertriebler, die auf Messen auf Kunden warten.

Fragen Sie uns, nach Ihrer digitalen Marketing- und Sales-Strategie…

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